W wielu rodzinnych firmach małżonkowie wspólnie zajmują się codziennym prowadzeniem biznesu. Jedna osoba formalnie prowadzi działalność, a druga pomaga w obsłudze klientów, dokumentach, zamówieniach, sprzedaży, administracji albo organizacji pracy. Dopóki jest to sporadyczna pomoc, przedsiębiorcy często nie zastanawiają się nad jej formalnym znaczeniem. Sytuacja wygląda jednak inaczej, gdy współpraca staje się regularna i stanowi istotny element funkcjonowania firmy.
Wtedy warto uporządkować sposób współpracy. Znaczenie może mieć między innymi zakres wykonywanych obowiązków, wspólne gospodarstwo domowe, rodzaj zawartej umowy, rozliczenia z ZUS oraz to, czy małżonkowie chcą prowadzić biznes wspólnie, czy firma nadal ma należeć do jednej osoby.
Jeżeli prowadzisz działalność razem z małżonkiem, Biuro Rachunkowe FINMAR w Bytomiu może prowadzić bieżącą księgowość firmy oraz rozliczenia związane z zatrudnieniem i ZUS w zakresie prowadzonej obsługi.
Czy małżonek automatycznie staje się współwłaścicielem firmy?
Nie. Sam fakt pozostawania w małżeństwie nie powoduje, że jednoosobowa działalność gospodarcza automatycznie zaczyna należeć do obojga małżonków.
Jednoosobowa działalność gospodarcza jest prowadzona przez konkretną osobę fizyczną wpisaną do CEIDG. To przedsiębiorca działa we własnym imieniu i to z nim związane są prawa i obowiązki wynikające z prowadzenia działalności.
Nie należy więc utożsamiać wspólności majątkowej małżeńskiej ze wspólnym prowadzeniem działalności gospodarczej. To dwa różne zagadnienia.
Małżonkowie mogą oczywiście zdecydować, że chcą wspólnie prowadzić biznes, ale wymaga to odpowiedniego uporządkowania formy działalności, a nie jedynie nieformalnego ustalenia, że „firma jest nasza”.
Wspólny majątek a działalność jednego małżonka
Jeżeli małżonkowie pozostają we wspólności majątkowej, niektóre składniki wykorzystywane w działalności mogą należeć do ich majątku wspólnego. Może dotyczyć to przykładowo określonego wyposażenia, środków pieniężnych czy innych składników nabytych w trakcie małżeństwa.
Nie oznacza to jednak automatycznie, że małżonek przedsiębiorcy staje się przedsiębiorcą albo współwłaścicielem jego jednoosobowej działalności.
Przy większych zakupach, wykorzystywaniu wspólnego lokalu albo przekazywaniu określonych składników do działalności warto zachować porządek w dokumentacji i prawidłowo ustalić sposób ich wykorzystywania w firmie.
Kiedy małżonek może być osobą współpracującą?
W przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych funkcjonuje pojęcie osoby współpracującej z przedsiębiorcą.
Do tej kategorii może zostać zaliczony między innymi małżonek, jeżeli pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i faktycznie współpracuje przy prowadzeniu działalności.
Dlatego nie zawsze wystarczy powiedzieć, że mąż lub żona „tylko pomaga”. Jeżeli współpraca ma rzeczywisty i regularny charakter, sposób rozliczenia z ZUS powinien odpowiadać faktycznej sytuacji.
Znaczenie mają konkretne okoliczności współpracy, dlatego nie należy automatycznie zakładać, że każda pomoc małżonka powoduje identyczne konsekwencje.
Czy można zatrudnić małżonka na umowę o pracę?
Małżonkowie mogą zawierać między sobą umowy, w tym również umowę o pracę. W przypadku działalności gospodarczej trzeba jednak pamiętać, że zawarcie umowy nie przesądza jeszcze o sposobie podlegania ubezpieczeniom społecznym.
Jeżeli małżonek przedsiębiorcy pozostaje z nim we wspólnym gospodarstwie domowym i spełnia warunki uznania go za osobę współpracującą, dla celów ZUS może zostać potraktowany właśnie jako osoba współpracująca, a nie jak typowy pracownik zatrudniony u obcego pracodawcy.
Dlatego przed zgłoszeniem małżonka do ubezpieczeń trzeba ustalić, jaki tytuł ubezpieczenia rzeczywiście znajduje zastosowanie w danej sytuacji.
Umowa o pracę nie zawsze oznacza zwykłe składki pracownicze
To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy zatrudnieniem osoby obcej a zatrudnieniem najbliższego członka rodziny.
Przedsiębiorca może posiadać podpisaną z małżonkiem umowę o pracę, ale jeśli jednocześnie występują przesłanki charakterystyczne dla osoby współpracującej, sposób zgłoszenia do ZUS może wyglądać inaczej niż w przypadku zwykłego pracownika.
Nie powinno się więc wybierać sposobu rozliczenia wyłącznie na podstawie nazwy podpisanej umowy. Znaczenie mają również rzeczywiste warunki współpracy.
A co z umową zlecenia?
Współpraca małżonków może być również oparta na umowie zlecenia lub innej podstawie prawnej odpowiadającej rzeczywistemu charakterowi wykonywanych czynności.
Także w takim przypadku trzeba prawidłowo ustalić obowiązki związane ze składkami i podatkiem. Samo pokrewieństwo lub małżeństwo nie powoduje, że wynagrodzenie można przekazywać bez odpowiedniego rozliczenia.
Przed podpisaniem umowy warto więc ustalić, w jaki sposób ma wyglądać rzeczywista współpraca i jakie obowiązki będą z niej wynikały.
Czy małżonek może pomagać bez żadnej umowy?
W rodzinnych firmach zdarza się to bardzo często. Mąż lub żona odbiera telefon od klientów, przygotowuje dokumenty, obsługuje zamówienia, prowadzi kalendarz albo regularnie pomaga w lokalu bez zawierania formalnej umowy.
Brak umowy nie oznacza jednak automatycznie braku konsekwencji w zakresie ubezpieczeń społecznych.
Jeżeli małżonkowie pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym, a jedna osoba rzeczywiście współpracuje przy prowadzeniu działalności drugiej, może pojawić się obowiązek odpowiedniego zgłoszenia jej do ZUS.
Dlatego przy regularnej współpracy nie warto pozostawiać sytuacji całkowicie nieuregulowanej tylko dlatego, że biznes jest prowadzony wspólnie przez rodzinę.
Jednorazowa pomoc a regularna współpraca
Nie każda sytuacja, w której małżonek wykona pojedynczą czynność na rzecz firmy, oznacza automatycznie powstanie identycznych obowiązków.
Inaczej należy patrzeć na okazjonalną pomoc w wyjątkowej sytuacji, a inaczej na codzienne wykonywanie określonych obowiązków, bez których firma miałaby trudności z normalnym funkcjonowaniem.
Jeżeli małżonek regularnie obsługuje klientów, wystawia dokumenty, prowadzi sprzedaż, realizuje usługi lub zajmuje się administracją, współpraca ma już znacznie bardziej zorganizowany charakter.
Właśnie dlatego przy rodzinnej firmie warto patrzeć na rzeczywisty sposób jej funkcjonowania, a nie wyłącznie na to, czy pomiędzy małżonkami została podpisana umowa.
Jak wygląda zgłoszenie osoby współpracującej do ZUS?
Jeżeli małżonek spełnia warunki do uznania go za osobę współpracującą, przedsiębiorca powinien prawidłowo zgłosić go do ubezpieczeń.
Osoba współpracująca posiada odrębny kod tytułu ubezpieczenia, a zasady dotyczące składek nie muszą odpowiadać zasadom stosowanym wobec zwykłego pracownika.
Dlatego przed dokonaniem zgłoszenia warto dokładnie ustalić status osoby pomagającej w firmie. Późniejsze korygowanie nieprawidłowych zgłoszeń może oznaczać dodatkowe formalności.
Wynagrodzenie małżonka również trzeba prawidłowo rozliczyć
Jeżeli małżonek otrzymuje wynagrodzenie za pracę wykonywaną na rzecz firmy, należy prawidłowo rozliczyć je zgodnie z zastosowaną podstawą współpracy oraz obowiązującymi przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.
Nie powinno się traktować przelewów pomiędzy małżonkami jako wystarczającego sposobu dokumentowania współpracy tylko dlatego, że posiadają wspólny majątek.
Jeżeli dana osoba jest zatrudniona, wykonuje zlecenie albo podlega ubezpieczeniom jako osoba współpracująca, dokumentacja firmy powinna odpowiadać rzeczywistemu charakterowi tej współpracy.
Czy wynagrodzenie małżonka może być kosztem firmy?
Przy rozliczeniach podatkowych nie należy opierać się na dawnym przekonaniu, że wynagrodzenie małżonka zawsze jest wyłączone z kosztów działalności.
Sposób ujęcia wynagrodzenia zależy od konkretnej podstawy współpracy, sposobu opodatkowania przedsiębiorcy oraz spełnienia warunków właściwych dla kosztów uzyskania przychodów.
Znaczenie ma również prawidłowe udokumentowanie wynagrodzenia oraz jego rzeczywisty związek z prowadzoną działalnością.
Każdy przypadek powinien więc zostać oceniony na podstawie konkretnej formy współpracy, zamiast stosowania jednej ogólnej zasady do wszystkich rodzinnych firm.
Ryczałt a współpraca z małżonkiem
Jeżeli przedsiębiorca rozlicza działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, trzeba pamiętać, że typowe koszty prowadzenia działalności nie pomniejszają podstawy opodatkowania w taki sposób jak przy opodatkowaniu dochodu.
Oznacza to, że sama możliwość poniesienia wydatku związanego ze współpracą z małżonkiem nie powoduje automatycznie obniżenia podatku ryczałtowego.
Niezależnie od formy opodatkowania nadal trzeba jednak prawidłowo prowadzić dokumentację oraz rozliczać obowiązki dotyczące ZUS i ewentualnego zatrudnienia.
Czy małżonkowie mogą wspólnie prowadzić firmę?
Tak, ale jeżeli oboje mają rzeczywiście być przedsiębiorcami, należy wybrać formę prawną, która na to pozwala.
Jednoosobowa działalność gospodarcza z założenia posiada jednego przedsiębiorcę. Nie można po prostu dopisać drugiego małżonka do JDG jako współwłaściciela.
Jeżeli oboje małżonkowie chcą aktywnie prowadzić biznes na wspólnych zasadach, możliwe są inne rozwiązania organizacyjne, zależne od rodzaju i skali działalności.
Nie należy jednak zmieniać formy prowadzenia biznesu wyłącznie dlatego, że małżonek pomaga w codziennej pracy. Sposób organizacji firmy powinien odpowiadać temu, jak biznes rzeczywiście ma funkcjonować.
Dwie działalności gospodarcze małżonków
Możliwa jest również sytuacja, w której każdy z małżonków prowadzi własną działalność gospodarczą.
Wtedy każdy z nich jest odrębnym przedsiębiorcą, posiada własny wpis w CEIDG i samodzielnie odpowiada za obowiązki związane ze swoją działalnością.
Jeżeli firmy współpracują ze sobą, wzajemne transakcje powinny mieć rzeczywiste gospodarcze uzasadnienie oraz być odpowiednio dokumentowane.
Samo małżeństwo nie powoduje, że dwie osobne działalności automatycznie stają się jednym przedsiębiorstwem.
Wspólne prowadzenie biznesu w formie spółki
Małżonkowie, którzy chcą być formalnie zaangażowani w jeden biznes, mogą również prowadzić działalność w odpowiednio wybranej formie spółki.
Zmienia to jednak nie tylko sposób organizacji firmy, ale może wpływać również na księgowość, odpowiedzialność, podatki, ZUS oraz sposób wypłacania pieniędzy z biznesu.
Dlatego decyzja o zmianie formy prowadzenia firmy powinna uwzględniać rzeczywiste potrzeby przedsiębiorców i sposób, w jaki ma wyglądać ich dalsza współpraca.
Wspólny rachunek nie oznacza wspólnej działalności
W małżeństwie łatwo pomieszać sprawy prywatne z firmowymi, szczególnie gdy przedsiębiorcy pozostają we wspólności majątkowej.
Warto jednak zachować porządek w dokumentach i płatnościach dotyczących działalności. Ułatwia to prowadzenie księgowości oraz późniejsze ustalenie, czego dotyczyły poszczególne transakcje.
Samo korzystanie ze wspólnych środków albo wspólnego majątku nie powoduje, że małżonek przedsiębiorcy automatycznie staje się współwłaścicielem jego firmy.
Praca małżonka powinna odpowiadać dokumentacji
Najważniejsze jest, aby dokumentacja firmy odpowiadała temu, co rzeczywiście dzieje się w działalności.
Jeżeli małżonek jest zatrudniony, dokumenty powinny odzwierciedlać zatrudnienie. Jeżeli spełnia warunki osoby współpracującej, należy uwzględnić odpowiednie zasady dotyczące ZUS. Jeżeli natomiast oboje małżonkowie są przedsiębiorcami, sposób rozliczeń powinien odpowiadać strukturze prowadzonego biznesu.
Najwięcej problemów może pojawić się wtedy, gdy przez długi czas jedna osoba formalnie prowadzi firmę, a druga w praktyce codziennie w niej pracuje, lecz sposób tej współpracy nigdy nie został uporządkowany.
Nie warto prowadzić rodzinnej firmy wyłącznie „na słowo”
Bliska relacja pomiędzy małżonkami nie eliminuje obowiązków wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli oboje regularnie pracują w firmie, dobrze jest jasno ustalić, jaka jest rola każdej osoby, na jakiej podstawie wykonywana jest praca oraz jak powinny wyglądać rozliczenia.
Porządek w dokumentacji pomaga również wtedy, gdy firma się rozwija, zatrudnia kolejne osoby albo zmienia sposób działania.
Nie chodzi o tworzenie niepotrzebnych formalności w rodzinnej firmie, ale o to, aby sposób rozliczeń odpowiadał rzeczywistemu charakterowi współpracy.
Zmiana sytuacji rodzinnej może oznaczać zmianę rozliczeń
Warto pamiętać, że status osoby współpracującej jest związany między innymi z określonymi relacjami rodzinnymi oraz pozostawaniem we wspólnym gospodarstwie domowym.
Jeżeli sytuacja zmienia się w trakcie prowadzenia działalności, może być konieczne ponowne sprawdzenie zasad zgłoszenia do ubezpieczeń i prowadzenia dokumentacji.
Podobnie będzie wtedy, gdy zakres pomocy małżonka zmieni się z okazjonalnego na regularną pracę w firmie albo odwrotnie.
Kadry, płace i ZUS przy współpracy z małżonkiem
Współpraca z małżonkiem może łączyć kilka obszarów, które trzeba prawidłowo rozliczyć: wynagrodzenie, dokumentację, zgłoszenia do ZUS, składki oraz podatki.
Dlatego istotne jest przekazanie biuru rachunkowemu pełnych informacji o tym, jak współpraca rzeczywiście wygląda. Sama informacja, że „żona czasem pomaga” albo „mąż pracuje w firmie”, może nie wystarczyć do ustalenia prawidłowego sposobu rozliczenia.
Biuro powinno wiedzieć między innymi, czy małżonkowie prowadzą wspólne gospodarstwo domowe, jaki jest charakter wykonywanych czynności oraz czy została zawarta określona umowa.
Księgowość rodzinnej firmy w Bytomiu
Jeżeli prowadzisz działalność razem z małżonkiem albo planujesz rozpoczęcie takiej współpracy, Biuro Rachunkowe FINMAR Jolanta Kurzacz-Kusina w Bytomiu może zająć się bieżącą księgowością firmy, rozliczeniami z ZUS oraz obsługą kadrowo-płacową w zakresie prowadzonej współpracy.
Na podstawie przekazanych informacji i dokumentów możemy prawidłowo prowadzić rozliczenia odpowiadające przyjętemu sposobowi funkcjonowania firmy.
Warto poinformować biuro o współpracy małżonka odpowiednio wcześnie, zamiast pozostawiać ją nieuregulowaną i dopiero później porządkować zgłoszenia oraz dokumenty.
Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym FINMAR w Bytomiu, jeżeli chcesz powierzyć nam księgowość, kadry i rozliczenia ZUS swojej firmy.
