Szkolenia, kursy, konferencje, warsztaty czy studia podyplomowe mogą być ważnym elementem rozwoju przedsiębiorcy. W wielu branżach zdobywanie nowych umiejętności jest wręcz konieczne, aby rozszerzać zakres usług, nadążać za zmianami albo utrzymywać odpowiedni poziom wykonywanej pracy. Pojawia się jednak pytanie: czy wydatki na taką edukację można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Nie ma jednej zasady, zgodnie z którą każde szkolenie opłacone z firmowego rachunku automatycznie staje się kosztem podatkowym. Najważniejszy jest rzeczywisty związek wydatku z prowadzoną działalnością oraz cel, w jakim przedsiębiorca ponosi dany koszt.
Jeżeli prowadzisz działalność i chcesz uporządkować jej bieżące rozliczenia, Biuro Rachunkowe FINMAR w Bytomiu prowadzi księgowość przedsiębiorców i zajmuje się prawidłowym ujmowaniem przekazywanych dokumentów zgodnie z zakresem prowadzonej działalności.
Kiedy szkolenie może być kosztem uzyskania przychodu?
Podstawowa zasada jest podobna jak przy innych wydatkach firmowych. Koszt powinien zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
W przypadku szkoleń oznacza to przede wszystkim konieczność wykazania związku zdobywanej wiedzy z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jeżeli kurs pozwala przedsiębiorcy rozwijać umiejętności wykorzystywane podczas świadczenia usług, zdobywać wiedzę potrzebną do wykonywania konkretnych zleceń albo podnosić kwalifikacje związane z profilem firmy, jego związek z działalnością jest znacznie łatwiejszy do wykazania.
Nie wystarczy natomiast samo stwierdzenie, że każda dodatkowa wiedza może kiedyś przydać się przedsiębiorcy. Związek pomiędzy wydatkiem a działalnością powinien być rzeczywisty i gospodarczo uzasadniony.
Kurs powinien odpowiadać temu, czym zajmuje się firma
Jednym z najważniejszych elementów jest profil prowadzonej działalności. To właśnie w jego kontekście należy oceniać, czy konkretne szkolenie ma charakter firmowy.
Przykładowo przedsiębiorca świadczący specjalistyczne usługi może potrzebować kursów rozwijających wiedzę bezpośrednio związaną z wykonywanym zawodem. Firma wykorzystująca określone technologie może ponosić wydatki na szkolenia pozwalające pracować z nowymi systemami lub narzędziami.
Podobnie może wyglądać sytuacja przedsiębiorcy, którego branża wymaga regularnego aktualizowania wiedzy, zdobywania nowych uprawnień albo poznawania zmian wpływających na sposób wykonywania usług.
Im wyraźniejszy jest związek programu szkolenia z faktycznie wykonywaną działalnością, tym łatwiej wykazać gospodarczy cel poniesionego wydatku.
A co ze szkoleniami rozwijającymi firmę?
Nie każdy kurs musi dotyczyć wyłącznie technicznej części wykonywanego zawodu. Prowadzenie działalności wymaga również szeregu innych umiejętności związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.
W określonych sytuacjach związek z działalnością mogą mieć również szkolenia dotyczące obszarów rzeczywiście wykorzystywanych przy prowadzeniu firmy. Zawsze trzeba jednak ocenić konkretny program szkolenia, profil działalności oraz sposób wykorzystania zdobytej wiedzy.
Samo umieszczenie w nazwie kursu słów „biznes”, „sprzedaż” czy „rozwój firmy” nie przesądza jeszcze, że wydatek automatycznie można zaliczyć do kosztów.
Kiedy może pojawić się problem z rozliczeniem szkolenia?
Największe wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy wydatek ma przede wszystkim charakter osobisty i służy ogólnemu rozwojowi przedsiębiorcy, a jego związek z działalnością jest niewielki lub czysto teoretyczny.
Każdy człowiek może rozwijać swoje zainteresowania, zdobywać dodatkową wiedzę i uczestniczyć w różnych kursach. Sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej nie oznacza jednak, że wszystkie wydatki edukacyjne stają się kosztami firmy.
Jeżeli kurs dotyczy głównie zainteresowania prywatnego, hobby albo zdobywania wiedzy niezwiązanej z wykonywanymi usługami, trudniej wykazać, że został poniesiony w celu osiągania przychodów z działalności.
Rozwój zawodowy czy rozwój osobisty?
Granica pomiędzy tymi dwoma obszarami nie zawsze jest oczywista. Niektóre szkolenia mogą jednocześnie rozwijać przedsiębiorcę osobiście i pomagać mu w prowadzeniu biznesu.
Dlatego przy ocenie wydatku liczy się przede wszystkim rzeczywisty cel jego poniesienia oraz sposób wykorzystania zdobytych umiejętności.
W przypadku ewentualnych wątpliwości znaczenie może mieć między innymi zakres szkolenia, charakter prowadzonej działalności, wykonywane usługi oraz możliwość wykazania, w jaki sposób zdobyta wiedza jest wykorzystywana w firmie.
Nie należy więc zakładać, że każde szkolenie związane szeroko z „rozwojem” przedsiębiorcy jest automatycznie kosztem działalności.
Czy studia podyplomowe mogą być kosztem firmy?
Podobne zasady dotyczą studiów oraz studiów podyplomowych. Sam fakt rozpoczęcia studiów przez przedsiębiorcę nie oznacza automatycznie możliwości zaliczenia czesnego do kosztów uzyskania przychodów.
Znaczenie ma przede wszystkim to, czy kierunek studiów i zdobywana wiedza są związane z prowadzoną działalnością oraz czy mogą być rzeczywiście wykorzystywane przy osiąganiu przychodów albo zachowaniu i zabezpieczeniu źródła tych przychodów.
Jeżeli przedsiębiorca podejmuje studia bez związku z prowadzonym biznesem wyłącznie w celu podniesienia swojego ogólnego poziomu wykształcenia, wydatek może mieć charakter osobisty.
Z kolei w sytuacji, gdy program studiów odpowiada specyfice prowadzonej działalności, a zdobywane kompetencje są w niej faktycznie wykorzystywane, związek gospodarczy może być znacznie bardziej wyraźny.
Czy szkolenie musi bezpośrednio przynieść nowego klienta?
Nie trzeba wykazywać, że po konkretnym szkoleniu przedsiębiorca zdobył dokładnie określoną liczbę klientów albo wystawił konkretną fakturę.
Koszty działalności mogą pozostawać z przychodami zarówno w bezpośrednim, jak i pośrednim związku. Ważne jest jednak, aby poniesienie wydatku było racjonalne z punktu widzenia prowadzonego biznesu.
Szkolenie może więc służyć na przykład zdobyciu wiedzy potrzebnej do dalszego wykonywania usług, rozszerzeniu kwalifikacji lub utrzymaniu możliwości funkcjonowania w danej branży.
Faktura za szkolenie to nie wszystko
Podobnie jak przy innych wydatkach firmowych, samo posiadanie faktury nie przesądza jeszcze o tym, że szkolenie stanowi koszt uzyskania przychodów.
Dokument potwierdza zakup usługi, natomiast przedsiębiorca powinien być również w stanie wykazać jej związek z prowadzoną działalnością.
W przypadku standardowego szkolenia branżowego związek ten często wynika już z jego programu i charakteru wykonywanych usług. Przy bardziej nietypowym kursie warto zachować również informacje dotyczące zakresu szkolenia, programu lub zdobywanych kwalifikacji.
Może to ułatwić późniejsze wyjaśnienie, dlaczego przedsiębiorca poniósł dany wydatek w ramach swojej działalności.
Czy certyfikat jest konieczny?
Nie każde szkolenie kończy się egzaminem lub uzyskaniem oficjalnego certyfikatu. Sam brak certyfikatu nie oznacza więc automatycznie, że dany wydatek nie może mieć związku z prowadzoną działalnością.
Znacznie ważniejsze jest to, czego dotyczyło szkolenie, w jakim celu przedsiębiorca w nim uczestniczył oraz czy zdobywana wiedza jest rzeczywiście potrzebna w jego firmie.
Jeżeli organizator wystawia certyfikat, zaświadczenie lub inny dokument potwierdzający uczestnictwo, warto oczywiście zachować go razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą kursu.
Szkolenie przed rozpoczęciem działalności
Szczególną sytuacją są wydatki na kursy poniesione jeszcze przed formalnym rozpoczęciem działalności gospodarczej.
Sam fakt, że szkolenie odbyło się przed wpisem firmy do odpowiedniego rejestru, nie musi automatycznie przekreślać możliwości jego późniejszego rozliczenia. Kluczowe znaczenie ma jednak możliwość powiązania wydatku z działalnością, która rzeczywiście została następnie rozpoczęta.
Znacznie łatwiej uzasadnić taki wydatek, jeżeli szkolenie było potrzebne do zdobycia kwalifikacji, wiedzy lub uprawnień niezbędnych do świadczenia usług, które przedsiębiorca następnie rzeczywiście wykonuje.
Każda taka sytuacja powinna być jednak analizowana indywidualnie, ponieważ znaczenie mają konkretne okoliczności poniesienia wydatku.
Szkolenie online, webinar czy warsztat stacjonarny?
Forma szkolenia nie jest najważniejszym elementem przy ocenie jego związku z działalnością. Wiedzę zawodową można zdobywać zarówno podczas tradycyjnego kursu stacjonarnego, jak i szkolenia internetowego, webinaru czy zajęć prowadzonych zdalnie.
Najważniejsze pozostaje to, czego dotyczy szkolenie i dlaczego przedsiębiorca zdecydował się w nim uczestniczyć.
Jeżeli zakup kursu online ma uzasadnienie związane z działalnością, sam fakt, że szkolenie odbywa się przez internet, nie zmienia gospodarczej funkcji takiego wydatku.
A co z kosztami dojazdu i noclegu podczas szkolenia?
Udział w szkoleniu stacjonarnym może wiązać się również z dodatkowymi wydatkami, na przykład na przejazd lub nocleg.
Są to odrębne wydatki, dlatego ich sposób ujęcia należy oceniać niezależnie, z uwzględnieniem charakteru wyjazdu, jego związku z działalnością oraz zasad właściwych dla danego rodzaju kosztu.
Nie należy automatycznie zakładać, że skoro samo szkolenie jest związane z firmą, każdy dodatkowy wydatek poniesiony podczas wyjazdu będzie rozliczany dokładnie w taki sam sposób.
Co z przedsiębiorcą rozliczającym się ryczałtem?
Warto pamiętać o jeszcze jednej istotnej różnicy. Przedsiębiorca korzystający z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie pomniejsza przychodu o typowe koszty uzyskania przychodów w taki sposób, jak przedsiębiorca rozliczający podatek od dochodu.
Oznacza to, że nawet jeśli szkolenie jest bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, wydatek nie obniża podstawy opodatkowania ryczałtem na zasadach charakterystycznych dla przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.
Dlatego pytanie o możliwość „wrzucenia szkolenia w koszty” zawsze warto rozpatrywać również z uwzględnieniem sposobu opodatkowania konkretnej działalności.
Dlaczego znaczenie ma uzasadnienie biznesowe?
Przedsiębiorca powinien być w stanie odpowiedzieć na proste pytanie: w jaki sposób to szkolenie wiąże się z moją działalnością?
Jeżeli odpowiedź jest konkretna i wynika z rzeczywistego sposobu prowadzenia firmy, łatwiej wskazać gospodarcze uzasadnienie wydatku.
Może to być zdobycie wiedzy wykorzystywanej przy świadczeniu usług, utrzymanie wymaganych kwalifikacji, poznanie nowych rozwiązań stosowanych w branży albo rozszerzenie kompetencji potrzebnych do realizacji określonego zakresu działalności.
Jeżeli natomiast związek sprowadza się wyłącznie do stwierdzenia, że „każda wiedza pomaga w biznesie”, może to być niewystarczające.
Nie sugeruj się wyłącznie tym, co rozlicza inny przedsiębiorca
To samo szkolenie może być uzasadnionym wydatkiem w jednej firmie i mieć zupełnie inny charakter w innej.
Przykładowo znaczenie może mieć profil działalności, rzeczywiście wykonywane usługi, sposób wykorzystania zdobytej wiedzy oraz cel uczestnictwa w konkretnym kursie.
Dlatego informacja, że znajomy przedsiębiorca rozliczył podobne szkolenie, nie oznacza jeszcze, że w każdej działalności można postąpić identycznie.
Również indywidualne interpretacje podatkowe wydawane w konkretnych sprawach dotyczą sytuacji opisanej przez danego podatnika i nie powinny być traktowane jako automatyczna odpowiedź dla każdej firmy.
Dokumenty dotyczące szkolenia warto zachować
Oprócz dokumentu księgowego warto zachować również materiały pozwalające później ustalić, czego dotyczyło szkolenie.
Może to być program kursu, opis szkolenia, potwierdzenie uczestnictwa, certyfikat albo inna dokumentacja pokazująca zakres zdobywanej wiedzy.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku kursów, których związek z działalnością nie wynika jednoznacznie z samej nazwy znajdującej się na fakturze.
Księgowość dla przedsiębiorców w Bytomiu
Jeżeli prowadzisz firmę i nie chcesz samodzielnie zajmować się każdym dokumentem oraz zastanawiać się, w jaki sposób powinien zostać ujęty w bieżącej księgowości, możesz powierzyć obsługę swojej działalności Biuru Rachunkowemu FINMAR Jolanta Kurzacz-Kusina w Bytomiu.
Prowadzimy księgowość przedsiębiorców, zajmujemy się bieżącymi rozliczeniami i ujmowaniem dokumentów w ramach prowadzonej obsługi. Zakres współpracy dopasowujemy do formy działalności, sposobu prowadzenia księgowości, liczby dokumentów oraz rzeczywistych potrzeb firmy.
Regularnie przekazujesz nam dokumenty dotyczące działalności, a my dbamy o ich uporządkowanie i właściwe ujęcie w prowadzonej księgowości.
Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym FINMAR w Bytomiu, jeżeli szukasz stałej obsługi księgowej swojej firmy.
