„Czy mogę wrzucić to w koszty?” – to jedno z najczęstszych pytań pojawiających się przy prowadzeniu firmy. Przedsiębiorcy używają tego określenia bardzo często, choć w przepisach podatkowych nie znajdziemy pojęcia „wrzucania w koszty”. W praktyce chodzi o ustalenie, czy konkretny wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu i odpowiednio ujęty w księgowości firmy.
Nie wystarczy jednak kupić czegoś „na firmę” albo poprosić sprzedawcę o fakturę z numerem NIP. Aby dany wydatek mógł zostać potraktowany jako koszt podatkowy, musi spełniać określone warunki. Znaczenie ma przede wszystkim jego związek z prowadzoną działalnością, cel poniesienia wydatku, sposób jego udokumentowania oraz to, czy przepisy nie wyłączają go z kosztów.
Jeżeli prowadzisz działalność i chcesz uporządkować swoje rozliczenia, Biuro Rachunkowe FINMAR w Bytomiu prowadzi bieżącą księgowość przedsiębiorców i pomaga prawidłowo ujmować przekazywane dokumenty zgodnie z charakterem prowadzonej działalności.
Co właściwie oznacza „wrzucić coś w koszty”?
Najprościej mówiąc, chodzi o zaliczenie określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów firmy.
W przypadku przedsiębiorców rozliczających podatek od dochodu koszty mają wpływ na wynik podatkowy działalności. Dochód stanowi bowiem zasadniczo różnicę pomiędzy osiągniętymi przychodami a kosztami uzyskania przychodów.
Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę automatycznie zmniejsza jego dochód do opodatkowania. Każdy zakup należy oceniać w odniesieniu do prowadzonej działalności i obowiązujących zasad.
Wydatek powinien mieć związek z działalnością
Jednym z podstawowych warunków jest związek poniesionego wydatku z prowadzonym biznesem. Koszt powinien służyć osiąganiu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła.
W zależności od rodzaju działalności mogą to być na przykład wydatki na towary, materiały, wyposażenie biura, oprogramowanie, usługi potrzebne do realizacji zleceń, reklamę, ubezpieczenie związane z działalnością czy inne elementy niezbędne do funkcjonowania firmy.
Nie istnieje jednak jedna uniwersalna lista zakupów, które każda firma może rozliczyć w taki sam sposób. Ten sam przedmiot może mieć oczywisty związek z działalnością jednego przedsiębiorcy, a w przypadku innej firmy jego związek z osiąganiem przychodów może być trudny do wykazania.
Faktura na firmę nie wystarczy
Częstym błędem jest przekonanie, że skoro zakup został udokumentowany fakturą wystawioną na dane firmy, automatycznie staje się kosztem podatkowym.
Sama faktura jest dokumentem potwierdzającym transakcję, ale nie przesądza jeszcze o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów. Nadal trzeba ustalić, czego dotyczył zakup i jaki ma związek z działalnością przedsiębiorcy.
Przykładowo zakup przedmiotu używanego wyłącznie prywatnie nie staje się kosztem działalności tylko dlatego, że na dokumencie znalazł się numer NIP przedsiębiorcy.
Dlatego dokument i faktyczny cel wydatku powinny być ze sobą spójne.
Jak dokumentuje się koszt firmowy?
Wydatki ujmowane w księgowości powinny być odpowiednio udokumentowane. Najczęściej podstawą jest faktura, ale w zależności od rodzaju zdarzenia gospodarczego oraz sposobu prowadzenia księgowości mogą występować również inne dokumenty stanowiące podstawę zapisów.
Ważne jest, aby dokument pozwalał ustalić między innymi, czego dotyczyła transakcja, kiedy została dokonana oraz jaka była jej wartość.
Warto więc przekazywać dokumenty do księgowości regularnie i nie odkładać ich do momentu przygotowywania rozliczenia. Jeżeli opis na fakturze nie pozwala jednoznacznie ustalić związku zakupu z działalnością, mogą być potrzebne dodatkowe informacje od przedsiębiorcy.
Nie każdy wydatek związany z firmą jest kosztem podatkowym
To jedna z najważniejszych zasad. Nawet jeśli wydatek rzeczywiście pozostaje w pewnym związku z działalnością, przepisy mogą przewidywać ograniczenie albo wyłączenie możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.
Ustawy podatkowe zawierają katalogi wydatków, których nie uważa się za koszty podatkowe albo które można rozliczyć wyłącznie na określonych zasadach.
Dlatego przy nietypowych zakupach nie warto kierować się wyłącznie tym, że „inni przedsiębiorcy też tak robią”. Znaczenie ma konkretny rodzaj wydatku oraz sytuacja danej firmy.
Wydatek prywatny a koszt działalności
Przedsiębiorca może kupować wiele rzeczy zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. Właśnie w takich przypadkach szczególnie istotne jest ustalenie rzeczywistego związku wydatku z działalnością.
Nie każdy komputer, telefon, mebel, wyjazd czy posiłek można automatycznie potraktować jako koszt tylko dlatego, że przedsiębiorca prowadzi firmę.
Im bardziej zakup przypomina typowy wydatek osobisty, tym większe znaczenie ma możliwość wykazania jego rzeczywistego związku z prowadzoną działalnością.
Dlatego zamiast kierować się zasadą „mam fakturę, więc księguję”, warto patrzeć przede wszystkim na faktyczne przeznaczenie danego zakupu.
Koszt uzyskania przychodu nie zawsze oznacza natychmiastowe rozliczenie całej kwoty
Również sposób ujęcia wydatku może zależeć od tego, czego dotyczył zakup. Niektóre wydatki mogą być rozliczane bezpośrednio w kosztach, natomiast inne składniki wykorzystywane w działalności mogą podlegać odmiennym zasadom ewidencji i rozliczenia.
Dlatego pytanie „czy to jest koszt?” nie zawsze wyczerpuje temat. Czasami równie ważne jest ustalenie, kiedy i w jaki sposób dany wydatek powinien zostać prawidłowo ujęty w księgowości.
A co z przedsiębiorcami na ryczałcie?
Tutaj pojawia się bardzo ważna różnica. Przedsiębiorca rozliczający działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych płaci podatek od przychodu, a nie od dochodu pomniejszonego o typowe koszty uzyskania przychodów.
Oznacza to, że zakup komputera, paliwa, materiałów biurowych czy innych rzeczy potrzebnych w firmie nie obniża podstawy opodatkowania ryczałtem w taki sposób, jak koszty mogą wpływać na dochód przedsiębiorcy rozliczającego się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.
Dlatego samo określenie „wrzucić w koszty” może być mylące, jeżeli przedsiębiorca korzysta z ryczałtu.
Koszt podatkowy a VAT to dwie różne kwestie
Warto również rozróżnić koszt uzyskania przychodu od rozliczenia podatku VAT. To, czy określony wydatek może zostać uwzględniony w kosztach podatkowych, oraz to, czy przedsiębiorca może odliczyć VAT z faktury, to dwie odrębne kwestie.
W praktyce jeden dokument może więc wymagać sprawdzenia pod kątem różnych podatków i różnych zasad rozliczenia.
Dlatego nie należy automatycznie zakładać, że skoro dany zakup można uwzględnić w jednym rozliczeniu, identyczne zasady będą obowiązywały również w drugim.
Czy zakup musi bezpośrednio przynosić przychód?
Nie każdy koszt musi prowadzić bezpośrednio do wystawienia konkretnej faktury sprzedażowej. Firma ponosi również wydatki potrzebne do jej codziennego funkcjonowania, zachowania możliwości prowadzenia działalności albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Dobrym przykładem są wydatki na oprogramowanie wykorzystywane w pracy, ubezpieczenia związane z działalnością, obsługę niezbędnych systemów czy wyposażenie miejsca pracy.
Kluczowe jest więc nie tylko pytanie „czy ten zakup zarobił dla mnie pieniądze?”, lecz przede wszystkim to, czy został poniesiony w uzasadnionym związku z prowadzoną działalnością.
Dlaczego warto opisać nietypowy zakup przy przekazywaniu dokumentów?
Biuro rachunkowe widzi dokument księgowy, ale nie zawsze zna wszystkie okoliczności danego zakupu. Faktura może wskazywać nazwę produktu lub usługi, jednak nie zawsze wynika z niej, w jaki sposób przedsiębiorca wykorzystuje ją w swojej działalności.
Jeżeli zakup jest nietypowy dla branży albo jego przeznaczenie nie jest oczywiste, warto wraz z dokumentem przekazać krótką informację, czego dotyczył i do czego jest wykorzystywany.
Pozwala to prawidłowo ocenić sposób ujęcia dokumentu i ogranicza konieczność późniejszego wyjaśniania transakcji.
Najczęstszy błąd: „inni wrzucają, więc ja też mogę”
Sposób rozliczenia kosztów powinien wynikać z sytuacji konkretnego przedsiębiorcy. To, że znajomy prowadzący firmę rozlicza określony zakup, nie oznacza jeszcze, że identyczne rozwiązanie będzie właściwe w Twojej działalności.
Dwie osoby mogą kupić dokładnie ten sam przedmiot, ale wykorzystywać go w zupełnie inny sposób. Różnić może się również forma opodatkowania, charakter działalności oraz sposób wykorzystania zakupionego składnika.
Dlatego każdy przypadek warto oceniać w kontekście konkretnej firmy, a nie na podstawie informacji zasłyszanych od innych przedsiębiorców.
Co zrobić, jeśli nie wiesz, czy przekazać fakturę do księgowości?
Jeżeli masz wątpliwość dotyczącą dokumentu, najlepiej przekazać informację o zakupie do biura rachunkowego zamiast samodzielnie zakładać, że na pewno jest albo nie jest kosztem.
Biuro może sprawdzić dokument w kontekście prowadzonej księgowości i ustalić sposób jego ujęcia. W razie potrzeby poprosi również o dodatkowe informacje dotyczące charakteru poniesionego wydatku.
Regularna komunikacja pomiędzy przedsiębiorcą a księgowością jest szczególnie ważna wtedy, gdy firma ponosi nowe lub nietypowe rodzaje wydatków.
Księgowość dla przedsiębiorców w Bytomiu
Jeżeli nie chcesz każdego miesiąca samodzielnie zastanawiać się, które dokumenty należy ująć w księgowości i w jaki sposób je rozliczyć, możesz powierzyć bieżącą obsługę swojej działalności Biuru Rachunkowemu FINMAR Jolanta Kurzacz-Kusina w Bytomiu.
Prowadzimy księgowość przedsiębiorców, zajmujemy się bieżącym ujmowaniem dokumentów oraz przygotowaniem rozliczeń zgodnie z zakresem prowadzonej obsługi. Współpracę dopasowujemy do formy działalności, sposobu prowadzenia księgowości oraz rzeczywistych potrzeb firmy.
Ty przekazujesz dokumenty i informacje dotyczące swojej działalności, a my dbamy o ich uporządkowanie i prawidłowe ujęcie w prowadzonej księgowości.
Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym FINMAR w Bytomiu, jeżeli szukasz stałej obsługi księgowej swojej firmy.
